“Tanto non succederà a noi.” È la frase che sentiamo più spesso quando parliamo di downtime IT con i CEO delle PMI italiane. Eppure, secondo le statistiche di settore, un'azienda su tre subisce almeno un'interruzione IT significativa ogni anno. E quando succede, il conto è molto più salato di quanto si pensi.
In questo articolo analizziamo i costi reali del fermo IT — quelli visibili e quelli nascosti — e ti forniamo un framework concreto per calcolare l'impatto sulla tua azienda.
I costi diretti: quelli che vedi subito
Quando i sistemi si fermano, ci sono costi immediati e facilmente quantificabili:
- Mancato fatturato: se il gestionale, l'e-commerce o il sistema di produzione si bloccano, l'azienda smette di generare ricavi. Per una PMI con un fatturato annuo di 5 milioni di euro, ogni ora di fermo equivale a circa 2.400€ di mancati ricavi
- Costi del personale inattivo: i dipendenti che non possono lavorare continuano a percepire lo stipendio. Con 30 dipendenti a un costo medio di 25€/ora, ogni ora di fermo costa 750€ solo in stipendi
- Costi di ripristino d'emergenza: interventi tecnici fuori orario, consulenti esterni chiamati in urgenza, eventuale sostituzione hardware. In media, il ripristino d'emergenza costa 3-5 volte di più rispetto alla manutenzione preventiva
Il calcolo rapido: secondo Gartner, il costo medio del downtime IT è di circa 5.600€ al minuto per le grandi aziende. Per le PMI italiane, le stime più realistiche si attestano tra 500€ e 3.000€ all'ora, a seconda del settore e della dipendenza dai sistemi digitali.
I costi indiretti: quelli che scopri dopo
I costi più insidiosi del fermo IT sono quelli che non compaiono in nessuna fattura, ma che possono avere un impatto molto più profondo e duraturo:
Danno reputazionale. Quando un cliente chiama e scopre che non puoi evadere il suo ordine perché “i sistemi sono giù”, la fiducia subisce un colpo. Se succede più di una volta, inizia a cercare alternative. Il costo di acquisizione di un nuovo cliente è 5-7 volte superiore a quello di mantenerne uno esistente.
Perdita di dati. Un fermo non pianificato può comportare la perdita di dati non ancora salvati: ordini, preventivi, documenti in lavorazione, email. Il valore di questi dati è spesso incalcolabile e il tempo per ricostruirli può essere enorme.
Impatto sulla supply chain. Se la tua azienda fa parte di una filiera produttiva, un tuo fermo può generare ritardi a cascata su fornitori e clienti, con potenziali penali contrattuali e danni relazionali difficili da recuperare.
Stress e morale del team. Le emergenze IT generano frustrazione, straordinari e tensione. Quando diventano ricorrenti, i migliori talenti iniziano a guardarsi intorno. Il costo di turnover di un dipendente qualificato può raggiungere il 150% del suo stipendio annuo.
Le cause più comuni di downtime nelle PMI
Comprendere le cause è il primo passo per prevenire. Ecco le più frequenti nelle PMI italiane:
- Guasti hardware non previsti (server, storage, apparati di rete) — responsabili del 40% dei fermi
- Errori umani (configurazioni sbagliate, cancellazioni accidentali) — 30% dei casi
- Attacchi informatici (ransomware, malware, DDoS) — in crescita del 65% anno su anno
- Aggiornamenti software falliti — soprattutto quando eseguiti senza test preventivi
- Problemi di connettività — particolarmente critici per chi dipende dal cloud
Come calcolare il costo del downtime per la tua azienda
Ecco una formula semplificata che puoi utilizzare per stimare l'impatto di un'ora di fermo sulla tua realtà:
Costo orario del downtime =
(Fatturato annuo ÷ 2.080 ore lavorative) + (N. dipendenti × costo orario medio) + (Costo stimato ripristino ÷ durata media fermo)
Esempio pratico: PMI con fatturato 3M€, 20 dipendenti, costo orario medio 22€
= (1.442€) + (440€) + (~300€) = circa 2.180€/ora
Moltiplica questo valore per le ore di fermo medio annuo (le PMI senza gestione proattiva ne registrano in media 14-16 ore/anno) e il risultato ti darà una misura concreta del rischio.
La prevenzione costa meno del fermo
La buona notizia è che la stragrande maggioranza dei fermi IT è prevenibile con un approccio strutturato:
- Monitoraggio proattivo 24/7: identificare i problemi prima che diventino fermi. Un disco che si sta degradando, un server che consuma troppa RAM, un backup che non va a buon fine — tutto intercettabile con gli strumenti giusti
- Patch management automatizzato: aggiornare i sistemi in modo controllato e schedulato, senza interruzioni impreviste
- Business continuity plan: avere procedure documentate e testate per ripristinare i servizi critici in tempi definiti (RTO/RPO)
- Ridondanza dei sistemi critici: configurazioni in alta disponibilità per i servizi che non possono fermarsi
Un servizio di gestione IT proattiva ha un costo prevedibile e fisso, tipicamente una frazione del costo di un singolo incidente. È la differenza tra investire in prevenzione e pagare le conseguenze.
Conclusione: il fermo IT è un rischio di business
Come CEO, probabilmente conosci nel dettaglio i costi delle materie prime, degli affitti e del personale. Ma quanti CEO sanno quanto costa alla propria azienda un'ora senza sistemi IT?
Il fermo IT non è un problema tecnico: è un rischio di business che merita la stessa attenzione riservata a qualsiasi altra voce critica del bilancio. La differenza tra le aziende che lo subiscono e quelle che lo prevengono sta in una scelta strategica: affidarsi a un partner che gestisca l'infrastruttura in modo proattivo, con SLA chiari e costi trasparenti.